通所介護・介護予防の現場で、毎月の「実績/利用状況報告書」の作成に時間を取られていませんか。リハブ（Rehab Cloud）などのCSVを見ながら手作業で転記し、図形の〇で利用日を管理し、月末にまとめて集計する——利用者が数十名になると、これだけでかなりの時間が消えます。この記事では、この一連の作業をGoogleスプレッドシート＋GAS（Google Apps Script）で自動化する方法を、実際に触れるデモとあわせて紹介します。
なぜ「実績報告書づくり」に時間がかかるのか
報告書の作成が重くなる理由は、担当者の腕ではなく、作業の構造にあります。
- CSVの手転記：リハブ等の実績をExcelや報告書へ手で写している
- 図形の〇管理：利用日を図形で置いているため、集計や検索がしづらい
- 予定と実績の突き合わせ：欠席（予定はあるが実績がない日）を目視で確認している
- 利用者別・担当者別の帳票化：一人ずつ帳票を作り、PDFにして配っている
どれも「決まった手順の繰り返し」で、判断が要らない作業です。つまり、自動化と相性が抜群の領域です。
自動化する範囲：CSV取込から担当者別PDFまで
スプレッドシート＋GASで組むと、次の流れがボタン一つで動きます。
- CSV取込：リハブ等のCSVをスプレッドシートへ取り込み、利用実績へ自動反映
- 利用予定日の自動〇：利用者マスタの利用曜日から、対象月の利用予定日を生成してセルに〇を自動入力（図形〇→セル方式へ変更）
- 実績反映・回数集計：実利用日を反映し、利用回数を自動集計
- 欠席の自動判別：予定はあるが実績のない日を「欠席」として自動で判定
- 担当者別PDF出力：利用者ごとの帳票を、担当者別のフォルダにPDFで自動出力
LIFE（科学的介護）の提出用CSVにも対応できる
科学的介護推進体制加算などでLIFEに提出するADL（Barthel Index）などの評価も、毎回手入力するのは負担です。蓄積した記録から提出用CSVへ自動変換する仕組みにしておけば、令和6年改定で3ヶ月に1回へ統一された提出サイクルにも、手集計なしで対応できます。請求ソフト本体ではカバーしきれない、こうした「残った手作業」こそ、スプレッドシート＋GASが効く部分です。
実際に「動くデモ」で確かめる
言葉だけでは、自分の業務に合うか判断しづらいものです。そこで、ブラウザ内で実際に動くデモを用意しました。CSVを入れると帳票・欠席判別・担当者別PDF・LIFE提出用CSVまで生成される様子を、その場で触って確かめられます。
データはすべて架空のサンプルで、実際の導入時は御社の様式・CSVに合わせて作り込みます。個人情報を扱う介護分野でも、データは事業所のGoogleアカウント内で完結するため、外部にお預かりせずに運用できます。
まとめ
介護予防の実績/利用状況報告書づくりは、CSV取込→予定日の自動〇→実績反映→欠席の自動判別→担当者別PDF、という繰り返し作業の集合です。判断が要らない分、スプレッドシート＋GASでの自動化と相性が良く、LIFE提出用CSVまで含めて毎月・3ヶ月毎の手作業を大きく減らせます。まずは動くデモで流れを確かめ、御社のCSVでもできそうか、無料相談でお気軽にご確認ください。